Zorg & dienstverlening

Voor de gemeente Utrecht verzorgde Bob Henzen, de latere oprichter van OfficeWorks, het projectmanagement en het programmamanagement voor Nieuw Welgelegen Utrecht. Hij werkte toen bij Flex Facility. Opdrachtgever was de Dienst Maatschappelijke Ontwikkeling (DMO) van de gemeente Utrecht. Hij werkte dus aan de kant van de opdrachtgever. Het resultaat is Nuovo, een multifunctioneel centrum van circa 15.000 m² op het sportpark Nieuw Welgelegen in Kanaleneiland.

Nieuw Welgelegen Utrecht: school, sport en wijk onder één dak

In het gebouw komen scholen, sport, cultuur, muziek, theater, kantoren en andere maatschappelijke functies samen. Gebruikers waren bijvoorbeeld het Globe College, ROC ASA, Joozt en omnivereniging Zwaluwen Utrecht 1911. Het ontwerp is van AGS Architekten & Planners. Omdat het grondvlak maar 4.200 m² beslaat, staan de sporthallen boven elkaar. Daardoor blijft het groene karakter van het sportpark behouden. Bovendien verbindt een glazen straat over de volle hoogte alle functies.

In juni 2007 startte de bouw. Daarna namen de gebruikers het gebouw in 2009 in gebruik. Vervolgens opende wethouder Harm Janssen het centrum op 29 januari 2010 officieel. Meer over het ontwerp leest u in het artikel van Architectenweb over de opening.

Regie aan de kant van de opdrachtgever

Het traject omvatte de aanbesteding aan een turnkey consortium, de contractvorming, de afbouw en de inrichting. Daarnaast bereidde Bob Henzen de gemeentelijke besluiten voor. Ook stuurde hij werkgroepen, financiën en contracten aan, en hij zat werkgroepen en klankbordgroepen voor.

Een gebouw met zoveel gebruikers vraagt om stevige regie. Elke gebruiker heeft namelijk eigen wensen, terwijl de besluitvorming via politiek en bestuur loopt. Zonder heldere sturing ontstaan late wijzigingen en onduidelijke besluitmomenten. Daardoor lopen planning en budget risico.

Daarom legde hij eerst vast welke keuzes bij raad en college hoorden, welke bij DMO en welke bij het consortium en de gebruikers. Vervolgens kregen werkgroepen en klankbordgroepen een agenda met alleen punten die rijp waren voor een besluit. Bovendien kwamen er duidelijke momenten om door te gaan of te stoppen, voordat de verdere uitwerking begon. Knelpunten bracht hij daarnaast vroeg naar het juiste bestuurlijke of ambtelijke niveau. Tevens stuurde hij binnen de kaders op circulaire en innovatieve keuzes.

Na de oplevering begeleidde hij bovendien de overdracht naar gebouwbeheer, zodat de overgang naar exploitatie soepel verliep. Ook bij ROC Utrecht was DMO de opdrachtgever. OfficeWorks zet die ervaring met maatschappelijk vastgoed vandaag in. Lees meer over onze aanpak bij vastgoedontwikkeling.

De vestiging van Bureau Jeugdzorg Apeldoorn kreeg rond 2008 een nieuwe entree. Bob Henzen, de latere oprichter van OfficeWorks, verzorgde het projectmanagement. Hij werkte toen als projectmanager bij Flex Facility en begeleidde in die jaren een hele reeks projecten voor Bureau Jeugdzorg Gelderland, de organisatie die tegenwoordig Jeugdbescherming Gelderland heet. Vanuit Apeldoorn werken jeugdbeschermers en jeugdreclasseerders in de regio. Zij begeleiden kinderen en jongeren, samen met hun ouders, wanneer er zorgen zijn over hun veiligheid of ontwikkeling. In de video hieronder ziet u de nieuwe entree.

Een gastvrije entree voor Bureau Jeugdzorg Apeldoorn

Een entree bepaalt hoe bezoekers een organisatie binnenkomen, letterlijk en figuurlijk. Bij een jeugdzorglocatie heeft die eerste indruk een bijzondere functie. Kinderen en ouders komen hier vaak in een spannende situatie binnen, en bij jeugdbescherming gaat het vaak om gezinnen die niet vrijwillig langskomen. Een lichte, overzichtelijke en vriendelijke ontvangstruimte helpt om die drempel te verlagen. Tegelijk heeft een entree een praktische kant. Medewerkers willen zien wie er binnenkomt, bezoekers moeten snel de weg vinden en de entree moet veilig zijn voor medewerkers. Ook toegankelijkheid voor rolstoelen en kinderwagens speelt mee.

Verbouwen terwijl het gebouw open blijft

Een verbouwing van de entree betekent werken in het hart van een gebouw dat open blijft. Bezoekers en medewerkers moeten tijdens de werkzaamheden veilig in en uit kunnen, en de ontvangst van cliënten moet doorgaan. Dat vraagt om een goede fasering en duidelijke afspraken met de aannemer. Bij de keuze van materialen spelen gebruik en onderhoud een grote rol. Een ontvangstruimte wordt intensief belopen, dus vloeren, wanden en meubilair moeten slijtvast en goed schoon te houden zijn. Tegelijk mag de ruimte niet kil aanvoelen. Warme kleuren, goed licht en een wachtruimte met zitplekken die enige afstand en privacy bieden, dragen bij aan een gastvrije sfeer.

Het project in Apeldoorn stond niet op zichzelf. Ook in Ede en Nijmegen kregen vestigingen van Bureau Jeugdzorg een nieuwe entree, en het hoofdkantoor in Arnhem werd heringericht. Door die projecten als reeks te benaderen, konden ervaringen van de ene locatie direct worden benut bij de volgende. Dat principe hanteert OfficeWorks vandaag bij opdrachtgevers met meerdere vestigingen. Lees meer over onze aanpak bij projectmanagement.

Voor het Meerstroom College Utrecht begeleidde Bob Henzen, de latere oprichter van OfficeWorks, in de jaren vóór 2008 de huisvesting en inrichting van de school. Hij werkte in die jaren als projectmanager bij Flex Facility, waar onderwijsprojecten een groot deel van zijn werk vormden. Het Meerstroom College was een school voor voortgezet onderwijs in Utrecht. In 2008 ging de school op in het Trajectum College, een openbare school voor vmbo in Overvecht, die valt onder de Utrechtse scholengroep NUOVO.

Huisvesting en inrichting voor het Meerstroom College Utrecht

De opdracht was breed:

• projectmanagement;
• inrichting en meubilair;
• speciaal meubilair;
• afwerking van vloeren, wanden en plafonds;
• elektrotechnische installaties;
• werktuigbouwkundige installaties;
• bouwkundige werkzaamheden;
• data en IT installaties.

Bij een school komen al die onderdelen samen in lokalen die dagelijks intensief door leerlingen worden gebruikt. Een school heeft daarom andere eisen dan een kantoor: lokalen moeten tegen een stootje kunnen en tegelijk een goede leeromgeving bieden. Meubilair, vloeren en wanden worden zwaar belast en moeten jarenlang meegaan. Een iets hogere investering in kwaliteit betaalt zich daarom vaak terug in lagere kosten voor onderhoud en vervanging. Ook het binnenklimaat verdient aandacht: voldoende ventilatie, daglicht en een goede akoestiek dragen bij aan de concentratie van leerlingen.

Het schooljaar als uitgangspunt

Het schooljaar bepaalt in het onderwijs het ritme van elk bouwproject. Veel werk moet in de vakanties of buiten lestijden gebeuren, en na de zomer moet alles klaar zijn voor de eerste lesdag. Daardoor is er weinig speling. Een projectmanager die die kalender als uitgangspunt neemt en leveranciers daarop aanstuurt, voorkomt dat leerlingen en docenten hinder ondervinden van vertraging.

Later ging het Trajectum College samen met het Pouwer College. Samen gaan ze nu verder als MPower, een praktijkgerichte school binnen NUOVO voor praktijkonderwijs en de praktische leerwegen van het vmbo. Meer informatie staat op de website van MPower. Het Meerstroom College hoort bij een reeks Utrechtse onderwijsprojecten in het cv van Bob Henzen, met onder meer ROC Utrecht, het Liefland College en Nieuw Welgelegen. Die ervaring zet OfficeWorks vandaag in voor schoolbesturen en gemeenten. Lees meer over onze aanpak bij projectmanagement.

Rond 2007 kreeg de vestiging van Bureau Jeugdzorg Ede een nieuwe entree. Het projectmanagement lag bij Bob Henzen, de latere oprichter van OfficeWorks, die in die periode als projectmanager bij Flex Facility werkte. Ede was een van de vele Gelderse locaties waar hij aan de slag ging voor Bureau Jeugdzorg Gelderland, de organisatie die tegenwoordig Jeugdbescherming Gelderland heet.

Jeugdbescherming Gelderland is actief in de hele provincie. Naast het hoofdkantoor in Arnhem zijn er vestigingen in onder meer Ede, Apeldoorn, Nijmegen, Doetinchem, Harderwijk, Tiel en Zutphen. De organisatie voert de jeugdbescherming en de jeugdreclassering uit en heeft daarnaast een spoedeisende dienst voor acute situaties.

Een nieuwe entree voor Bureau Jeugdzorg Ede

De entree is het visitekaartje van een organisatie, en vaak de eerste ruimte die mensen ervan zien. Bij jeugdzorg gaat dat verder dan uitstraling alleen. Wie binnenkomt, moet zich welkom voelen en snel de weg vinden. Medewerkers aan de balie moeten goed zicht hebben op de ingang, en gesprekken met cliënten vragen om enige privacy. Die eisen samen bepalen de indeling, de materialen en de verlichting van een nieuwe ontvangstruimte. Een goede entree geeft rust en overzicht, voor gezinnen en voor medewerkers.

Zorgvuldig plannen

Wanneer een vestiging tijdens het werk open blijft, is een zorgvuldige planning nodig. Een heldere fasering begint met de vraag welke functies tijdens de verbouwing beschikbaar moeten blijven. Moet de balie tijdelijk naar een andere plek, kunnen gesprekken in andere ruimten plaatsvinden en hoe worden bezoekers naar de juiste ingang geleid? Duidelijke bewegwijzering en informatie vooraf helpen daarbij. Werkzaamheden die veel geluid of stof veroorzaken, worden bij voorkeur gepland op momenten dat er weinig bezoekers zijn. Na afloop volgen een grondige schoonmaak en een korte rondgang met de medewerkers, zodat restpunten snel worden opgelost.

Ook in Apeldoorn en Nijmegen kregen vestigingen een nieuwe entree, en het hoofdkantoor in Arnhem werd heringericht. Een organisatie met veel vestigingen wil dat bezoekers zich overal welkom voelen, met een herkenbare lijn zonder dat elk kantoor er precies hetzelfde uitziet. Omdat Bob Henzen meerdere locaties aanpakte, konden ervaringen van de ene vestiging direct worden gebruikt bij de volgende. Die werkwijze zet OfficeWorks vandaag in bij opdrachtgevers met veel vestigingen. Lees meer over onze aanpak bij projectmanagement.